הסכמי SaaS - שבע נקודות שכל בעל עסק חייב לבדוק לפני שהוא מתחבר לשירות

בעולם שבו כמעט כל פעילות עיסקית, קטנה כגדולה, נשענת על שירותי ענן ותוכנות מרחוק, הסכם עם ספק SaaS הוא לא עוד טופס טכני. מדובר בהסכם שקובע איך תיראה הפעילות היומיומית של הפעילות העיסקית , מי שולט בנתונים, ומה קורה ברגע האמת, כשהמערכת נופלת, נוצר באג או מתגלה דליפה.

ספקי תוכנה כשירות (SaaS) מספקים פתרונות לכל דבר, מניהול חשבונות ועד מערכות CRM מתקדמות. אך מאחורי הפשטות שבשירות מקוון, עומדים הסכמים מורכבים שבעלי עסקים רבים חותמים עליהם כמעט בלי לקרוא. לפניכם מדריך קצר על שבעת הנושאים שצריך לבדוק לפני אישור התנאים:

1. מטרת השימוש בשירות

פני הכל חשוב להבין מה אתם באמת קונים. חוזה SaaS אינו רק הסכם על שירות טכנולוגי, אלא מסמך שמגדיר את גבולות השימוש שלכם במוצר. הוא צריך לפרט באופן חד וברור מהו היקף השימוש המותר, כמה משתמשים רשאים לעבוד במערכת ומהן המסגרות המדויקות שבהן תוכלו להפעיל את התוכנה.

שאלות מהותיות כמו האם ניתן לשלב את השירות כחלק ממוצר שאתם מוכרים ללקוחות או האם קיימת אפשרות לבצע אינטגרציה דרך API לצרכים מסחריים חייבות לקבל מענה מפורט, כדי שלא תמצאו את עצמכם מקבלים תביעה על הפרת קניין רוחני בהיקפים אדירים.

יש לציין כי לא אחת נמצא שחברות מגלות תוך כדי תנועה שהשימוש שבנו עליו אינו כלול ברישיון, דבר שעלול ליצור תלות בעייתית בספק ולחשוף את החברה לסיכונים משפטיים מורכבים.

2. הנתונים למי הם שייכים

בעולם ה־SaaS המידע שלכם (Data) הם לב הפעילות העיסקית ולכן חשוב לבחון היטב כיצד ההסכם מתייחס אליהם. החוזה צריך להבחין בין סוגי הנתונים השונים: החומר שהוזן על ידכם, מידע שמקורו במשתמשים שלכם וכן נתונים שהמערכת עצמה מפיקה יחד עם מידע נלווה כמו Metadata. ההבחנה אינה טכנית בלבד אלא קריטית להבנת הזכויות שלכם והחובות של הספק בכל הנוגע לשימוש, אחסון, עיבוד ומחיקה.

אנו נרצה להזכיר ולהדגיש, כי האחריות של החברה אינה מסתיימת ברגע שהמידע עבר לספק. חובה לוודא שהשליטה בדרך שבה הנתונים נשמרים, מנותחים ומנוהלים נשארת בידיכם, וכי קיימת ודאות מלאה לגבי מחיקה מאובטחת ומניעת שימוש שאינו הולם.

3. פרטיות ואבטחת מידע: הנקודה הרגישה ביותר

דליפת מידע אחת יכולה לגרום נזק ממשי למוניטין החברה ולמערכת היחסים עם הלקוחות ולכן חיוני להבטיח שההסכם מול ספק ה־SaaS מעניק הגנה אמיתית ולא רק הצהרת כוונות כללית. משרדנו מבקש להדגיש את הצורך לוודא שהחוזה עומד בדרישות מחייבות של רגולציות כמו תקנות GDPR או דינים מקומיים מקבילים (כגון CCPA), ושכל מידע מוצפן הן במנוחה והן בעת העברתו בין מערכות. לצד זאת ההסכם חייב לכלול נוהל ברור ומפורט להתמודדות עם אירועי אבטחה, כולל שלבי תחקור, הודעה ללקוח ותיקון התקלה, וכן זמני תגובה מחייבים כחלק ממערך ה־SLA.

מומחים בתחום ההגנה מזהירים כי עסקים רבים מגלים רק לאחר משבר שאין להם התחייבות חוזית שתספק להם את ההגנה המינימלית הנדרשת וכי במצב כזה הנזק התדמיתי והכלכלי עלול להיות משמעותי.

4. מגבלות אחריות ופיצוי

שימו לב, שכמעט כל ספק מגביל את אחריותו (ראו כתבה בנושא הגבלת אחריות) לסכום דמי השירות השנתי. לפני שאתם חותמים, חפשו חריגים: האם קיימת אחריות לנזק עסקי ישיר? האם יש פיצוי במקרה של השבתה ממושכת? לכן, אם השירות מוטמע במוצר שלכם, סעיף זה הופך קריטי במיוחד.

5. זמינות שירות (SLA): שורת האחריות האמיתית

שירותי SaaS נשענים קודם כל על הבטחת זמינות וכאשר אין בהסכם SLA ברור ומחייב הלקוח נותר למעשה ללא הגנה. חשוב לוודא שהחוזה כולל התחייבות מפורשת לרמת זמינות גבוהה, בדרך כלל סביב תשעים ותשע נקודה תשע אחוז, וכן הגדרה מדויקת של זמני תגובה לתקלות, רמות שירות נדרשות ופיצוי מוסכם במקרה של הפרה. סעיף כזה אינו עניין טכני אלא מרכיב שמבטיח יציבות תפעולית וצמצום נזקים במקרה של השבתה או כשל מתמשך.

6. ביטול השירות ושימוש בנתונים

אחת השאלות שפחות נוטים לשאול אך בעינינו היא מהחשובות ביותר נוגעת לרגע שבו תחליטו לסיים את השירות. מעבר בין ספקי השירות הוא לא עניין שולי ולכן יש לוודא מראש שהחוזה מעניק לכם שליטה מלאה ביציאה מהמערכות והעברת מקל בצורה מסודרת. ההסכם צריך לכלול זכות ייצוא מלאה של כל הנתונים שלכם ללא מגבלה, התחייבות ברורה למחיקה מוחלטת של המידע מהשרתים של הספק לאחר העזיבה וכן תקופת מעבר שמאפשרת המשכיות עסקית עד להשלמת המעבר למערכת חלופית.

לא מעט חברות מצאו את עצמן תקועות עם ספק רק משום שלא הצליחו לגשת למידע שלהן בזמן אמת מצב שמייצר תלות מסוכנת ועלול לעכב את פעילות החברה.

7. שימוש ב־API כחלק מהמוצר שלכם

במקרים רבים חיבור ה API הוא למעשה הליבה של השירות שאתם מפתחים ולכן כל אי בהירות בנוגע לרישיון עלולה ליצור סיכון ממשי. כאשר אין רישיון מסחרי מפורש אתם עלולים להפר את תנאי הספק מבלי להתכוון ואף להיחסם מהשירות באופן מיידי מצב שיכול להשבית את המוצר שלכם לחלוטין.

החוזה חייב להסדיר בצורה ברורה את זכויות השימוש שלכם ב API, לקבוע שאסור לספק לבצע שינוי חד צדדי בתנאי השימוש ללא הודעה מוקדמת ולכלול התחייבות מפורטת לזמינות קבועה של השירות שעליו אתם מסתמכים. שילוב של כל אלו הוא תנאי בסיס לכל חברה שמפתחת מוצר טכנולוגי הנשען על שירותים חיצוניים.

לסיכום

הסכמי SaaS אינם עניין טכני אלא מסמך מפתח המשפיע על כל פעילות העסק. ניהול נכון של ההסכם מאפשר להגן על הנתונים, למנוע השבתות יקרות ולשמור על רצף עסקי גם במקרה של תקלה או החלטה לסיים את השירות. אנו בדעה כי כל עסק, סטארטאפ או חברה בינלאומית צריכים לבחון את ההסכם בליווי משפטי עוד לפני החתימה כדי לזהות סיכונים בזמן ולהבטיח שההתחייבויות של הספק מותאמות לצרכים האמיתיים של הארגון.

במשרדנו אנו מלווים חברות ישראליות ובינלאומיות בניהול ועריכת חוזי SaaS והסכמים להגנת מידע, במטרה להבטיח יציבות, שקיפות והגנה מיטבית לאורך כל תקופת ההתקשרות.

צור קשר